Czym jest optymalizacja kosztów w praktyce? To przede wszystkim właściwe ustalenie struktury kosztów w firmie. Struktury, która pozwala generować jak największe zyski przy jak najmniejszym koszcie.

Tworzenie takiej struktury jest procesem długofalowym, który wymaga zaangażowania i objęcia całej organizacji. Dlatego też optymalizacji kosztów nie należy mylić z ich redukcją. Redukcja jest dla odróżnienia procesem krótkoterminowym.

 

Optymalizacja kosztów w praktyce: od czego zacząć?

Optymalizację kosztów najlepiej rozpocząć od weryfikacji, ile środków faktycznie przepływa przez firmę. W tym celu najlepiej podzielić koszty na kategorie, np. koszty zakupu nowego sprzętu, koszty amortyzacji, konserwacja sprzętu biurowego etc.

Dodatkowo koszty warto podzielić na dwie grupy:

➡️ koszty zmienne (czyli koszty zależne np. od wielkości produkcji)

➡️ koszty stałe (czyli niezmienne od wielkości produkcji, sprzedaży; ponoszone co miesiąc)

 

💡 Aby móc optymalizować koszty, należy zbudować precyzyjną i wyczerpującą bazę wiedzy o firmowych wydatkach. Dokładnie ile środków przeznaczone jest na jakie dokładnie cele?

Nie oznacza to oczywiście przekraczania granicy rozsądku. Nie warto rozliczać np. każdej wydrukowanej kartki papieru. Ale miesięczny koszty konserwacji drukarek, sięgający np. 1.700 zł, to już spory wydatek, który można zoptymalizować.

 

Przykłady optymalizacji kosztów

📌 Jedną z przykładów optymalizacji może być np. wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. W ten sposób można zmniejszyć ilość zużycia papieru, uniknąć błędów ręcznych, ustrukturyzować i przyspieszyć proces.

 

📌 Kolejną formą optymalizacją może być odpowiednio dobrany zespół. Nieudane rekrutacje są dla firm bardzo kosztowne. Dlaczego? Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się między innymi z jego przeszkoleniem. W tym czasie angażuje on inne osoby, popełnia więcej błędów, nie ma wystarczającej wiedzy o firmie i może nie pasować do organizacji. Właściwie zrekrutowany – dobry, dopasowany pracownik – po etapie wdrożenia bez większego problemu poradzi sobie z przypisanymi mu zadaniami.

 

📌 Innym rozwiązaniem optymalizacji kosztów może być automatyzacja. Nowoczesne technologie dają znacznie większe możliwości wzmacniania wydajności firmy. Chodzi tutaj na przykład o zautomatyzowanie czynności powtarzalnych, które nie zapewniają wartości dodanej. Sprawdź też nasz post na temat technologii, które zrewolucjonizują biznes – TUTAJ.

 

 

Są to niektóre z propozycji. Każda firma jest inna, dysponuje różnymi procesami o różnych poziomach zaawansowania, dlatego do każdej organizacji należy podejść indywidualnie.

 

Co ważne, optymalizacja kosztów w praktyce nie polega na weryfikacji każdej złotówki. W sytuacji kryzysu gospodarczego czy recesji, w której aktualnie jesteśmy, niezmiernie ważne jest pilnowanie kosztów. Ale jeszcze ważniejsze jest niedoprowadzenie do upadku firmy przez błędną politykę finansową.

 

🎯 W przypadku pytań lub konsultacji zapraszamy do kontaktu.