Jak wygląda redukcja kosztów w gastronomii w praktyce? Jak skutecznie zoptymalizować funkcjonowanie lokalu i przestawić go na tory rentowności? Przyjrzyjmy się naszym pierwszym wnioskom i rekomendacjom dla włoskiej restauracji w Bydgoszczy! Jednocześnie przypominamy, że pierwszy odcinek naszego case study możecie przeczytać TUTAJ

 

Redukcja kosztów w gastronomii: co i kiedy sprzedawać?

 

W lokalu spędziliśmy dwa dni: czwartek i sobotę. Skupiliśmy się między innymi na podstawowej relacji oferty i potrzeb klientów. Ze szczególnym uwzględnieniem częstotliwości odwiedzin lokalu względem pór dnia i dnia tygodnia. Obserwowaliśmy natężenie ruchu i wybory konsumenckie. Wyniki zestawiliśmy następnie z kosztami, jakie wynikają z utrzymania menu w wersji max oraz w wersji ograniczonej. 

 

Należy pamiętać, że funkcją właściwie procedowanego controllingu nie jest tworzenie oferty dla klienta. Nie jesteśmy kucharzami, nie mamy ambicji podbijania podniebień. BI skupia się na optymalizacji kosztów, wzroście efektywności działań i poprzez to – maksymalizacji zysków. 

 

 

Nasze pierwsze wnioski wykazały, że największym finansowym obciążeniem dla lokalu są godzinny poranne w tygodniu. Przede wszystkim oferta o charakterze śniadaniowym. Dla przypomnienia: skupiamy się na lokalu z kuchnią włoską i poprzez ofertę śniadaniową rozumiemy przede wszystkim kanapki (m.in. panini). Panini nie wymagają długiego czasu przygotowania, zaangażowania czy dużej ilości dodatków. Konieczne są jednak składniki najwyższej jakości, jak np. bresaola. A te kosztują i muszą być świeże, kupowane na bieżąco. Panini są ważnym elementem włoskiej kultury kulinarnej (inaczej niż kanapki w Polsce). Każda niesprzedana rano kanapka urasta jednak do niebagatelnego wydatku. A panini w tygodniu sprzedawały się po prostu słabo. 

 

Zacznij od śniadania!

 

W efekcie zaproponowaliśmy korektę oferty – bez zmiany charakteru i włoskiej tożsamości lokalu. Tradycyjna trattoria nie działa od rana do wieczora: dostosowuje swój rytm do codziennego rytmu życia swoich klientów. My zaproponowaliśmy wykreślenie niesprzedających się kanapek z codziennego menu i ograniczenie się z ich oferowaniem jedynie do weekendów. Gdy klienci mają więcej wolnego czasu i chcą celebrować śniadania w wyjątkowej atmosferze. 

 

W efekcie ograniczamy koszty produkcji i zaopatrzenia oraz tworzymy przestrzeń dla optymalizacji efektywności godzin pracy. Dalsze analizy wykażą, czy z ekonomicznego punkty widzenia bardziej będzie się opłacać redukcja zatrudnienia w godzinach porannych czy może całkowita zmiana godzin otwarcia lokalu. Ponieważ gastronomia to żywy organizm – niektóre zmiany należy wprowadzać stopniowo, reagując na efekty zmian już zrealizowanych. Controlling to nie tylko programowanie. To także reagowanie. 

 

Redukcja kosztów w gastronomii: jak i ile sprzedawać

 

Drugim obszarem naszych rekomendacji względem redukcji kosztów było samo działanie tzw. kuchni. 

 

Analiza kosztów wykazała duże wahania ilościowe w zamówieniach. Lokal wydawał na zaopatrzenie w sposób nieregularny, wydawałoby się wręcz chaotyczny. A jednocześnie nie zmieniał oferty i utrzymywał względnie zbliżoną ilość zamówień. Na podstawie danych historycznych nie sposób było zaprojektować budżetu kuchni ani ocenić jej realnych potrzeb. Problem nie należał przy tym do samej księgowości. 

 

Jak się okazało w wyniku indywidualnych rozmów, kucharze pracowali bez jakichkolwiek ustandaryzowanych miar ilościowych. Ta sama pozycja w karcie jednego dnia generowała zyski, drugiego – koszty. Jak to możliwe? Np. w przypadku potraw z relatywnie drogimi składnikami (frutti di mare, trufle, mięso) brak jednolitego standardu ilościowego może w perspektywie miesiąca rozliczeniowego przynieść różnice w wysokości tysięcy złotych. 

 

Dlatego zobowiązaliśmy kucharzy do własnoręcznego zoptymalizowania kosztów tzw. talerza. Określenia gramatur każdego dania z uwzględnieniem wszystkich składników. I poprzez to ujednolicenia wydawanych posiłków. Tak, by realnie ocenić ich koszty i opłacalność przy danej stawce. Powtórzmy: jako specjaliści od controllingu nie mamy wpływu na decyzje kulinarne. Ale na ich optymalizację i redukcję kosztów w gastronomii – już tak! 

 

Controlling w praktyce

 

W kolejnych postach, czyli dalszej odsłonie naszego case study z controllingu w branży gastronomicznej, opowiemy więcej o kontrol finansów. Na zakończenie serii przedstawimy także efekty naszego wsparcia. Jakiego rzędu oszczędności przyniosły nasze rekomendacje i jak wpłynęły na codzienne funkcjonowanie lokalu (w wymiarze m.in. kadrowym, logistycznym, zaopatrzeniowym itd.). Zapraszamy już teraz!