Zapraszamy na kolejną odsłonę naszego gastronomicznego case study, czyli współpracy w zakresie business intelligence z lokalem kuchni włoskiej w Bydgoszczy. Poprzednie części zawierały wprowadzenie oraz pierwsze kroki. Teraz skupimy się na kolejnych wdrożeniach i omówieniu pierwszych efektów. Jak redukować koszty w gastronomii skutecznie i zgodnie z duchem miejsca? Sprawdźmy! 

 

Jak redukować koszty w gastronomii? Od rana! 

Zmiana w zakresie oferty śniadaniowej szybko pociągnęła za sobą zmiany w grafikach pracowników oraz decyzję o późniejszym otwieraniu lokalu. Ograniczenie śniadań do weekendów przełożyło się na mniej pracy w tygodniu i w efekcie na przełożenie godziny otwarcia na 12. 

Choć te trzy elementy należało zgrać w czasie i zmiany wprowadzić jednocześnie, z przyczyn subiektywnych właściciele zdecydowali się realizować je stopniowo. Niektóre decyzje wymagają czasu i jest to w pełni zrozumiałe. Stopniowo dały się też zauważyć pierwsze efekty. Ograniczenie śniadań do weekendów w pierwszych 2 miesiącach przyniosło kilka tysięcy oszczędności miesięcznie. 

Zmiana godzin pracy przełożyła się z kolei na sprawniejsze planowanie grafiku pracowników i w efekcie na możliwość redukcji 1 etatu. Do tego dochodzą pomniejsze oszczędności, jak mniejsze koszty energii. 

Zaskakującym efektem ubocznym był pewien rodzaj zmiany wizerunkowej. Włoskie śniadania stały się wizytówką lokalu i dodatkową specjalizacją kuchni. Sąsiedzka wieść o “nowym sposobie na sobotę” rozniosła się na tyle skutecznie, że pojawili się nowi, regularni klienci. A jak zdradzili nam właściciele – część z nich doceniła lokal na tyle, że wracali nie tylko co sobotni poranek, ale też na regularne posiłki w tygodniu. 

Koszty w gastronomii: kontrola zamiast chaosu 

Zgodnie z naszym wskazaniem, kucharze przygotowali optymalizację dań. Określono gramatury i ujednolicono objętości tzw. talerzy, czyli wydawanych posiłków. W efekcie koszty i zyski z pojedynczego zamówienia stały się bardziej przewidywalne i łatwiejsze w planowaniu oraz zarządzaniu.  

Ale to tylko część procesu porządkowania i optymalizacji finansów lokalu. W wyniku analizy księgowej doszukaliśmy się szeregu nieścisłości, przede wszystkim w zakresie zaopatrzenia. Jak się okazało, był to efekt nie tyle złej woli czy niekompetencji, ale chaosu i błędów komunikacyjnych. Okazało się bowiem, że zaopatrzeniem zajmowali się wszyscy i nikt jednocześnie. W przypadku deficytu danego produktu, różni pracownicy realizowali zakupy na własną rękę. Oczywiście, w przypadku np. braku masła – można uzupełnić zasoby w okolicznym sklepie. Ale niedopuszczalna jest sytuacja, która była niestety normą lokalu: kasa była otwarta dla pracowników, pobierano pieniądze na doraźne zakupy, które nie zawsze ewidencjonowano. 

Doraźność zaopatrzenia, chaos kompetencyjny, brak osoby odpowiedzialnej na wyłączność za rozliczenia logistyki i pobieranych pieniędzy… To prosty przepis na klęskę restauracji. Nawet, jeśli księgowość prowadzona jest profesjonalnie a pracownicy w 100% uczciwi. 

Zgodnie z naszymi rekomendacjami wyznaczono osobę odpowiedzialne za planowanie i realizację zaopatrzenia. Dzięki temu lokal zyskał także pełniejszą orientację w datach przydatności do spożycia produktów. Wcześniej były one kontrolowane doraźnie lub wcale. Podobnie stało się z odpowiedzialnością za tzw. kasę. W efekcie pieniądze przestały wyciekać, zaopatrzenie kuchni zyskało na regularności i odpowiednio zabezpieczono dostawy. Funkcjonowanie lokalu stało się przejrzyste i kontrolowalne. 

Redukcja kosztów w gastronomii: podsumowanie

Controlling nigdy nie jest zestawem gotowych rozwiązań. musi odpowiadać realnym potrzebom. A te można ocenić jedynie będąc na miejscu: obserwując, rozmawiając, wyciągając wnioski z elementów, których nie wykazują księgi finansowe. Dzięki takiemu podejściu byliśmy w stanie: 

• zoptymalizować ofertę lokalu,
• poprawić funkcjonowanie zaopatrzenia,
• stworzyć przestrzeń do redukcji zatrudnienia,
• ujednolicić koszt “talerza”,
• zredukować wyciekanie pieniędzy, 
• i pośrednio także poprawić postrzeganie firmy.

 

W przypadku lokalu generującego obrót rzędu 350-400 tys zł wprowadziliśmy oszczędności rzędu 20 tys. oraz dodatkowy zysk podobnej wielkości.

Nie wszystkie z naszych propozycji spotkały się z wdrożeniem na obecnym etapie współpracy. Co moglibyśmy jeszcze wspólnie wdrożyć? 

 

Systemy zarządzania zapasami oparte na AI: AI może analizować dane historyczne dotyczące sprzedaży oraz prognozy popytu, co pozwala na zoptymalizowanie poziomów zapasów. Dzięki temu restauracja może unikać nadmiernego zamawiania produktów i eliminować marnotrawstwo. Zmienne to np. czynniki sezonowe lub pogodowe (prognozy długoterminowe).

Systemy zarządzania personelem: AI może być wykorzystywane do zoptymalizowania harmonogramów pracy, co pozwala unikać nadmiernego zatrudnienia i minimalizować koszty związane z wynagrodzeniami pracowników.

Personalizacja marketingu i ofert: AI może analizować dane dotyczące preferencji klientów i praktyk zakupowych, co pozwala na lepsze dostosowanie ofert oraz strategii marketingowych. W rezultacie restauracja może przyciągać więcej klientów bez konieczności dużych inwestycji w reklamę.

Systemy zarządzania energią: Wykorzystanie inteligentnych systemów do monitorowania zużycia energii może pomóc restauracji w identyfikowaniu obszarów, w których można zaoszczędzić energię, na przykład poprzez optymalizację systemów HVAC czy oświetlenia.

Automatyzacja obsługi klienta: chatboty oparte na AI mogą obsługiwać proste zapytania klientów online, co pozwala na zmniejszenie obciążenia pracowników i zwiększenie wydajności – do zastosowania w przypadku m.in. strony z własnym komunikatorem lub telefonu do rezerwacji. 

 

Szukasz oszczędności i efektywności? Chcesz wprowadzić controlling w swoim lokalu gastronomicznym? Zróbmy to razem! Zapraszamy do kontaktu.